高校干部人事档案管理中的问题及对策分析

作者：熊璟慧妮

来源：《卷宗》2020年第24期

摘 要：本文系统地分析了当前高校干部人事档案管理中普遍存在的一些问题，结合高校档案管理发展的实际，对当前解决这些问题的具体对策措施进行了深入的分析，以期提供参考。

关键词：高校;干部人事档案;对策分析

干部人事档案是反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。高校干部人事档案是高校教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，因此我们有必要做好高校干部人事档案的管理工作。 1 高校干部人事档案管理的内容 1.1 做好干部人事档案的材料收集工作

及时收集干部人事档案的材料，充实干部人事档案的内容，是干部人事档案管理工作中的一项经常性的重要工作。干部人事档案管理工作各部门要严格按照《干部人事档案材料收集归档》等相关规章规定，及时地收集有关干部人事档案的各项材料。 1.2 做好干部人事档案的鉴别整理工作

干部人事档案鉴别整理工作主要是按照一定的档案管理原则和相关法律法规规定，对收集起来的干部人事档案材料进行仔细的审查、对其真伪进行甄别，对其保存价值进行判定，确定其材料是否可以归入干部人事档案。鉴别整理工作质量的好坏在一定程度上决定着干部人事档案管理工作的水平，对其能否正确地执行和贯彻干部人事政策也同样具有一定的重要性和影响。干部人事档案管理部门要根据干部人事档案工作有关文件的要求，对收集到的档案材料进行认真仔细的鉴别审查。

1.3 做好干部人事档案的归档工作

人事档案的归档是依据《干部人事档案工作条例》的划分方法对档案材料进行分门别类的整理，再按照一定的排列方法，将人事档案整理成卷。干部人事档案管理部门要严格执行分类、编排、修整、装订的档案整理顺序，确保干部人事档案整理真实、完整、规范。 1.4 做好干部人事档案的转递工作

在干部人事管理工作中，由于人才流动、选拔任免等原因，干部的主管单位通常会发生变化，其干部人事档案也会随之而发生转移和变化。负责干部人事档案管理的部门在接到上级有关单位干部的任免、调动等相关文件通知后，要及时将人事档案材料转递给新的人事主管单位。

1.5 做好干部人事档案的查借阅工作

干部人事档案管理机构应当善于充分发挥其信息资源库的作用，更好地支持和服务于干部人事档案管理工作、人才工作。校属各单位和外校单位前来进行档案查阅工作时，要严格按照《干部人事档案工作条例》等相关制度的规定，按照程序和要求提供服务。 1.6 做好干部人事档案的信息化工作

新形势下，档案信息化已经成为高校档案建设的一项重要工程。干部人事档案管理信息化是组织系统信息化工作的重要组成部分，构建安全、便捷、共享、高效的干部人事数字化档案网络，有利于实现业务部门与档案部门的“双赢”。高校干部人事档案管理部门要加大人力投入，将人事档案的内容联通至信息化网络建设中去。 2 高校干部人事档案管理中存在的问题 2.1 人事档案管理人员配置不足

《干部人事档案工作条例》中明确提出：组织人事部门应当明确负责干部人事档案工作的机构，每管理1000卷档案一般配备1名专职工作人员。但近年来，随着“双一流”和“應用型”高校的现代化建设进程不断加快，各高校积极响应《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》的号召，纷纷加大了对人才引进的力度，人才的流动性进一步增强，这对于各级干部人事档案管理部门而言，则意味着需要管理的干部人事档案在量上的激增，日常人事档案管理工作任务的负担也在加重，但是因为受到地方编制、招聘工作政策等多种因素的共同影响，人事档案管理人员的数量却很难达到条例的要求。 2.2 人事档案管理人员专业素质不高

高校人事档案管理工作常被误以为只是一项常规的档案材料收集、整理、利用工作，流程简单而且偏程序化，很容易就能够上手。实际上高校干部人事档案管理工作也涉及诸多专业领域，对管理人员的专业水准和经验水平都有一定的要求。但是，许多高校领导层对此没有准确的认知，对档案管理人员也没有清晰的定位，导致高校档案馆常常成为“家属安置区”，人员的专业素养普遍不高，不能及时的更新和有针对性的处理信息和相关的数据，人事档案的工作质量往往得不到有效的保障，不利于高校档案管理工作的正常开展。

2.3 人事档案管理制度不完善

在大多数高校，组织部门、人事部门、档案部门都可以是档案管理的主体，新进人员的人事档案通常先由人事部门进行接收和审核，然后交由档案部门进行保管、提供利用，档案移交的时间较长，不利于档案材料内容及时更新和提供利用。加之人事档案材料的归档范围广，包括了十大类，材料形成部门涉及组织、人事、纪检监察等诸多部门，必须与各方密切合作才能完成人事档案的归档。由于各部门工作任务繁杂，加之对档案的重视程度不高，经常会出现材料移交不及时、不完整的情况。 2.4 干部人事档案内容不够客观全面

干部人事档案记载的是干部个人真实的历史记录材料，因此档案材料内容应当保证真实准确、全面规范。作为干部人事档案材料中重要的类别，干部履历表是干部个人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况的记录，然而有些教职员工长期在同一个单位任职，档案长时间没有发生过转递，原有的干部履历表上的信息远不足以反映当下的基本情况。另外在实际人事档案收集整理的过程中，干部的科研学术材料如当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知;遴选博士生导师简况表;创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文等都没有归入到其干部人事档案中，无法真实的反映出教职员工的专业学术能力和水平。 2.5 人事档案信息化管理水平低

信息化时代下，绝大部分干部人事档案管理依然是对传统的纸质化档案的整理归档，由于人事档案具有极强的政治性、保密性，其信息化进程还停留在初级阶段。目前普遍运用的干部人事信息管理系统通常只是对教职工基本信息和人事档案目录的简单录入，而没有对人事档案材料内容进行扫描，难以提高利用和服务的效率。 3 高校干部人事档案管理中存在问题的对策分析 3.1 推进档案人才队伍建设

要使高校人事档案“物尽其用”，发挥和体现出其应有的价值，离不开广大档案专业人才的努力和创造性实践劳动。高校的领导干部要进一步加强对档案管理工作的高度重视，明确专业型人才在档案工作中的重要作用。一是要积极引进档案专业型人才。要拓宽档案人才的引进渠道，把好政治关、能力关，引进符合人事档案管理需求的专业人才。对于新引进的人才，要尽快对其进行岗位培训，通过经验传授、面对面交流等方式，使其对工作的一般流程和管理的相关规范有全面的了解。二是多渠道提高档案管理人员专业素质。通过观看在线业务技能学习专题讲座、邀请档案行业的专家学者现场作报告等多种方式，定期在档案馆内组织开展业务学习，了解行业新技术新发展新动态;为档案管理人员外出进行培训学习提供必要的经费支持，鼓励其进一步提升自己的专业素养。

3.2 完善人事档案规章制度

干部人事档案是综合评判干部个人能力的主要参考，也是高校选拔和任用干部的重要依据，对于高校的发展建设起着重要的作用。只有完善的人事档案管理制度，才能保证档案工作的管理流程更加规范化，保证档案管理工作有条不紊的开展和进行。因此高校有关部门需要有针对性地制定一套科学的人事档案管理制度，对高校干部人事档案材料的移交归档、人事档案的查（借）阅利用、人事档案的转递、人事档案的鉴定与信息审核等各个环节做出细致的规定，确保高校人事档案工作的开展有章可循。 3.3 增強全员档案管理意识

由于本人不能与自己的人事档案“见面”的规定，大多数教职员工对人事档案都抱有无所谓的态度，重视程度不高，哪些材料应不应该归档也没有清晰的认识，殊不知干部人事档案直接关系着干部个人职称评聘、提拔晋升、政治审查、工资待遇、工作调动、养老保险及日后的离退休手续办理，起着重要的凭证、依据和参考作用。因此，为了确保人事档案与干部信息的及时、准确、完整、规范，高校应合理利用“两微一端”等综合性宣传平台，加强对人事档案的科普宣传工作;定期举办兼职档案员培训大会，提高他们对档案移交整理工作的重视程度。 3.4 提高人事档案信息化水平

在各高校推进数字化档案馆和智慧校园进程中，要将人事档案管理也纳入信息化建设当中去。人事档案要适应数字化管理的需求，在保证信息安全性、保密性的基础上，年度考核、职务信息变更、职称变动等利用频率较高的信息可以直接对接高校“智慧校园”信息网络当中，对于可公开的材料，可以通过在线查询和利用，节省时间。

综上所述，新形势下，高校人事档案管理工作的内容有了新变化新突破，在档案管理工作过程中也难免会出现诸多的问题，高校人事档案管理部门要注意顺应形势，主动进行调整，积极引入专业型复合型档案人才，加强档案人才队伍建设，提升档案服务意识，逐步建设适应发展的档案信息化系统，不断提高干部人事档案工作水平。 参考文献

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