浅析电子档案管理的问题与对策

浅析电子档案管理的问题与对策

摘要：随着科学技术的进步，电子文件与电子档案广泛地用于日常办公与管理。档案信息是社会重要的信息资源,管理好档案信息资源,充分发挥其作用,最为关键的突破口就是实现档案信息化管理。本文对电子档案的管理进行简单的探讨为以后电子档案管理工作的顺利进行提供理论基础。

关键词：电子档案；优越性；对策

Abstract: With the progress of science and technology, electronic documents and electronic files are widely used in daily office work and management. Archive information is the important social information resources, management of archives information resources, fully play its role, the key point is to realize the archives information management. Simple discussion on the management of electronic archives for future electronic archives

management work smoothly provide theoretical basis.

Key words: electronic archives; advantages; countermeasures

引言：电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。

一、电子档案的优越性

1.直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效。在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的便于检索利用。

2.微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺使文档不形成存积，这时只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时

间去提高业务水平。

3.微机管理更有利于文档的保密。过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。

4.微机管理有利于提高档案管理工作的质量。档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。

二、电子档案管理存在的主要问题

1.人们对电子档案管理的认识还有一定的局限性

人们对电子档案的特殊性、发展趋势及内在规律,还没有做到真正的了解,认识还很不统一。所以我们的档案管理目前一般采取“双轨制”,即电子档案、纸质文件一起归档,形成内容相同的两套档案。

2.对电子档案原始凭证性的鉴定比较困难

档案是历史的原始记录。原始性与真实性是档案发挥凭证和参考作用的基础。但是电子档案内容与载体的结合形式经常发生变化,如复制件会由于载体或读写技术的不稳定性造成文件内容的丢失或变异,也可能在传输或转存过程中被改动而不留痕迹,所以电子档案原始性和真实性的鉴定不易把握。

3.电子档案的安全性问题

电子档案的安全性是当前存在的一个突出的问题,必须引起我们密切关注。电子档案特有的非安全因素一般有如下几个方面:数据易消失性、数据的易改动性、数据的易复制性以及网络安全问题的严重性等。

4.电子档案的长期保存问题

电子档案生成的数量惊人,而其与纸质文件的区别又大。目前在生成和使用电子档案的部门,对其如何安全长久的保管考虑不充分。

5.档案的标准化工作进展缓慢

档案的著录与标引是整个计算机管理系统的前提与基础。例如,国家档案局关于机关档案管理工作的标准的落实,许多单位仅仅从微观上考虑本单位的现状,对实施分类法有许多困难,没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响,归档工作具有较大的随意性,使档案工作的标准化、规范化难以实现。

三、解决电子档案管理过程中问题的对策

1.建立档案信息化建设的组织保障机构,健全电子档案的归档制度

档案信息化建设需要建立一个在“一把手”直接领导下,具体负责档案信息化建设的规划、组织、指导及监督其实施的强有力的组织机构,并由既了解信息化专业知识,又熟悉档案业务工作的人员组成。同时,各级文献(档案)管理部门应该根据国家有关电子文档管理的专门标准,结合自身情况、技术环境,参照《电子文件归档与电子档案管理办法》等制订本部门详细的电子档案归档的规章制度、标准和内容,使本部门进行归档工作时有章可循。

2.注重档案管理人员的培养

档案人员的培养，需要档案部门和各级政府的高度重视、积极配合，一方面，要多渠道引进专业技术强的管理人员，选择文书、档案工作的人员要素质高、思想好、责任心强。另一方面，要对现有档案人员进行现代科技知识和电子技术的培训。

3.加强电子文件全过程管理

电子文件的收集、积累的方法和要求受电子文件的特性限制。出于保留文件重要修改过程的目的，对原稿进行收集和积累。起辅助作用或正式作用的文件及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。

4.选用可行性强的信息保护措施

电子档案放在网络并不是百分之百安全，存在着一定的风险性。这就需要电子档案上网后采取安全保护措施。常用的技术方法有加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等，有效地防止档案信息被窃取、删除和修改。不断改进档案管理的手段，努力提升电子档案的安全保护水平。

建立动态的跟踪监控系统。电子档案的管理应当从每份电子档案产生之初起,建立起一个与各部门紧密相连的系统,对每份文件的形成、接受、利用进行跟踪控制,以防止垃圾文件进入档案系统或文件的丢失。这个系统应当以档案管理部门为核心,电子档案管理者给予各种文件类型以代码,任何部门不能未经档案管理

部门同意就擅自建立新的文件系统,从而使各类文件的产生均在档案管理部门的监控之下,以保证每一个实体中档案管理者具备文件的领导权力。

5.强化计算机软、硬件设施管理

软件管理上，要积极开辟电子档案存储的新途径，档案管理部门需要配备必要的电脑刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料使用通用格式的光盘进行存储。及时修补管理软件的中出现的安全漏洞。在硬件管理上，改善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，注重防磁设施的完善和维护，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

6.利用网络,开发电子档案管理系统

随着计算机技术和网络技术的发展,各单位都有自己的网络,它是本单位信息化建设的重要基础设施,这为实现电子档案管理网络化、一体化在硬件上提供了可靠的保障,但光有良好的硬件基础还远远不够,还必须开发出与之配套的应用软件系统。为此,应尽可能地组织技术力量开发或购买适用于本单位的电子档案管理系统。

四、结束语

电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的。因此，还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。

参考文献：

[1]夏利宏.《新形势下电子档案管理存在的问题及对策》[J].新西部(下半月)，2009（8）.

[2]张文亮. 《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案，2008(9).

[3]赵晏. 《浅谈加强电子档案管理》[J].商业文化(学术版)，2009（12）.