文书档案管理规定

1.0范围

1.1本标准规定了公司党务、行政、经营、生产技术管理工作档案的管理、归档整理、保管利用、鉴定销毁、借阅保密。

1.2 本标准适用于公司文书档案管理 2.0引用标准

本标准引用《国营企业档案管理暂行规定》、《机关档案工作条例》和《归档文件整理规则》。 3.0定义

文书档案是指企业在政治活动、行政工作、经营管理、生产技术、质量管理活动中形成的具有查考利用价值的文字、音像及其它各种方式记载的文件材料。文书档案的管理是公司档案管理的一个组成部分，是维护历史真实面目的一项重要工作，是为生产经营服务，提高管理水平的必要手段，是进行生产建设和技术研究工作的依据和必要条件。

4.0内容

4.1党群工作类档案,包括党务工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作 4.2行政管理类档案,包括行政事务、公安保卫、人劳管理、教育工作、后勤福利

4.3经营管理类档案,包括：经营决策、计划统计、财务管理、物资管理、产品销售、企业管理

4.4生产、技术管理类档案,包括：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、计量工作、标准化管理、档案信息管理

5.0文书档案的归档

5.1 文书档案的归档按照本公司制定的文书档案归档范围执行。

5.2 凡需要归档的文件材料，纸张必须优良，字迹工整清晰，底稿一律用毛笔或钢笔书写，不得用铅笔或圆珠笔书写。

5.3 文书档案归档时间：

5.3.1应归档的本公司的文件材料，凡打印行文的，由公司总经理办公室兼职档案员（打字员）收集、保管；凡不打印行文的，由各部门自行收集、保管，均于次年三月前向档案室移交。

5.3.2应归档的上级的文件材料，各部门统一交给总经理办公室兼职档案员，于次年三月份前向档案室移交。

5.3.3企业经营决策和经营管理的各种记录、文件、合同、协议等，由各项工作负责人进行系统整理，经主管领导审查后，及时移交档案室归档。

5.3.4生产技术档案在每一次生产技术任务完成或告一段落后，由各项生产部门的工作负责人将所形成的生产技术材料及时加以系统整理，标明密级，经主管部门审查后向档案室移交归档。

5.3.5生产技术的设计、技术研究按项目、阶段进行归档。

5.3.6工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向档案室移交归档。

5.4 归档份数：本公司打印的文件材料归档三份；上级下发的文件材料归档一份；各种合同、协议等，除有关科室留一份，全部交档案室归档；其它材料仅有一份的归档一份，重要的或使用频繁的归档两份。

5.5 移交文件材料时，由移交方填写移交清单一式两份，交接双方逐份清点后在交移交清单上签字。

6.0文书档案的管理

6.1 档案管理人接收档案后，应认真细致地将各类档案资料分类整理、装订归档。

6.2 各类档案遵循其自然形成规律，保持相互间历史联系，按年度、问题、保管期限进行整理。

6.3 案卷编号按年度顺序分永久、长期、短期编流水号，分别存放。卷内文件材料应按归类内容主次、时间顺序排列，编写页号。

6.4 存放档案必须有专用柜架，排架方法要科学、便于查找。 6.5 每年六月、十二月对现存档案进行清理核对工作，做到账物相符。

6.6 档案库房要坚固适用，要采取防火、防盗、防潮、防高温、防尘、防虫、防鼠、防光、防有害气体等措施，以确保档案的安全和最大限度地延长档案的寿命。

7.0文书档案的借阅

7.1 借阅档案者应向档案管理人员说明需借阅档案年代、标题（内容）等，以便查找。 7.2 借阅档案一般在档案室查阅，如有特殊情况需带回者，应履行登记签字手续。 7.3 借阅人在办理借阅手续的同时，必须将所借档案资料查点清楚。

7.4 借阅者要爱护档案，妥善保管，严禁拆、撕，不准在档案上作任何标记和涂改，禁止借阅者在接近档案的地方吸烟、喝水，以防损毁档案。

7.5 档案应及时归还，档案员对归还的档案要进行检查核对注销。如发现有遗失、损坏时应立即报告，根据情况进行处理。

7.6 丢失档案资料的需写出书面报告，所在部门领导签署意见，报公司领导。对违犯规定，损坏丢失档案情节严重者，根据《中华人民共和国档案法》有关条款进行处罚。

8.0 文书档案的保密

8.1 文书档案工作人员要贯彻执行《保密法》，加强保密观念，确保档案的安全。 8.2 秘密文件不得私自向外借阅和传播内容。

8.3不准无关人员擅自进入库房，任何人员不得在库房内长时间逗留。 9.0 文书档案的鉴定、利用、统计

9.1 文书档案的鉴定，由档案室和有关部门组成鉴定小组，对已超过保管期限的档案进行鉴定，提出鉴定报告，填写销毁清单，报主管领导批准后监毁。监销人员应在销毁清册上注明时间、地点、方式并签字。

9.2 档案鉴定中，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本公司工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值。发现有不准确、不完善的地方，应及时责成有关部门和人员修改、补充。

9.3 开展档案利用工作，编制档案目录、专题目录等必要检索工具及时提供利用。 9.4 准确做好库藏档案数量统计、归档情况统计、销毁移出统计、利用效果统计。