根据中组部、国家档案局《干部档案工作条例》及中组部《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》要求，结合学院工作实际，制定本制度。
一、干部人事档案材料收集制度
（一）按照《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据形势发展和组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。
（二）干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起1个月内按要求送交干部人事档案管理部门并履行移交手续，任何组织和个人不得以任何理由积压归档材料。
（三）干部人事档案管理部门应建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。
（四）干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、内容真实、填写规范、手续完备。成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。
（五）归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织（人事）部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。形成干部档案材料的部门，有责任按规定认真办理。
（六）干部人事档案原件存正本，复制件可存副本。证明、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制单位、复制日期，并加盖材料制作部门单位公章或干部人事关系所在组织（人事）部门公章。
（七）干部人事档案材料的载体使用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）或20开型（长260毫米，宽204毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求，用钢笔或毛笔填写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。
（八）干部人事档案工作人员对收集到的干部人事档案材料应认真审查鉴别，对不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档；
对符合归档要求的材料进行登记，在接收之日起1个月内放入干部本人档案，1年内整理归档。
二、干部档案材料鉴别归档制度
（一）干部人事档案材料的鉴别归档工作，必须根据有关法律、法规和文件精神，坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，严肃认真地进行。
（二）凡收集的材料，在归档前必须经过认真审查、鉴别，符合要求的才能归档；
（三）未经鉴别，任何人都不得擅自销毁干部人事档案材料，不得私自将不属于归档范围的材料归档或从干部人事档案中撤出材料；
（四）对干部人事档案材料进行鉴别，必须判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容，必须审查材料是否齐全、完整，手续是否完备。
（五）鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其他重要问题，需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入干部档案，应交有关组织处理。
（六）鉴别时，发现档案中缺少有关材料，要及时进行登记并收集补充。
（七）凡是干部人事档案材料归档或从干部人事档案中撤出材料，必须由专人把关，对比较重要材料的取舍，应请示主管领导。
（八）经鉴别应销毁的干部人事档案材料要进行登记，履行批准手续后方可销毁。
（九）鉴别工作应纳入干部人事档案工作正常业务，应随时或定期进行。
三、干部人事档案整理制度
（一）严格按照《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》的要求进行，整理工作做到真实、完整、规范。
（二）干部人事档案管理部门要配备齐全相关设备（切纸刀、打孔机等），使用标准的档案卷夹、类号等文具用品，确保档案整理工作质量。
（三）严格执行分类、编排、修整、打印、装订的档案整理程序，做到认真鉴别、分类准确；
编排有序，层次清楚；
技术科学，修补完整；
目录清楚，打印工整；
两边对齐，装订美观。
（四）干部人事档案整理人员应认真、仔细，不得折皱或损坏档案材料。对不符合标准用纸的档案材料，要进行裱糊或折叠、剪裁等技术加工。
（五）干部人事档案整理人员不得私自涂改、抽取或伪造档案材料，不得擅自处理或销毁档案材料。档案整理后，要认真复核，合乎要求方能入卷。
（六）每两年对管理的干部人事档案进行一次新材料的.补充和整理工作。对整理后的档案，经认真核对后，方可入库。
四、干部人事档案查借阅制度
（一）干部人事档案原则上不对外提供使用。有下列用途之一的，经主管领导批准后，方可进行查借阅。
1.干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国（境）、退（离）休、工资待遇、治丧、制作档案副本等组织人事工作；
2.办理案件；
3.办理社会保险、公证；
4.经批准进行的编史修志、撰写大事记或人物传记、举办展览或纪念活动。
（二）除组织人事部门因工作需要外，任何人不得查阅和借用上级和同级干部人事的档案。除办理案件外，查借阅单位只能查借阅人事关系在本单位的干部人事档案。任何人不得查阅和借用本人及亲属的档案。
（四）查阅干部人事档案的部门须派两名正式中共党员干部，持《干部档案查（借）阅审批表》按干部管理权限办理审批手续。
（六）查阅干部人事档案材料一般只能摘抄。特殊情况需要复制的，须事先在《干部档案查借阅审批表》中列出需要复制的材料明细，并经批准方可复制。
（七）查阅干部人事档案时，不得喝水、吸烟、吃零食，应保持档案整洁；
不准拆散档案，严禁在档案材料上涂改、画圈、批注、污损或抽取、撤换档案材料；
严格遵守保密制度，不得泄露和擅自向外公布档案内容。
（八）干部人事档案一般不予外借。因治丧等特殊情况确需借出使用的，必须履行严格的审批程序，本地必须在借出之日起五个工作日内归还，外地必须在借出之日起十个工作日内归还。借出使用的档案和摘抄、复制的档案材料，要妥善保管，不得转借，不准无关人员和干部本人翻阅。
（九）持有《查阅干部档案审批表》，但审批手续不完备，未写明查阅理由，查档人不符合规定，查阅本人及其直系亲属档案的，干部人事档案管理人员有权拒绝提供查阅。
五、干部人事档案转递制度
（一）干部人事档案应随着干部管理权限的变化及时转递。干部人事档案管理部门在接到干部任免、调动或管理权限变动通知后，应在30天内将调出的干部档案转给新的干部人事档案主管部门。
（二）转递干部人事档案必须经过严格密封，通过机要交通转递或派专人送取，严禁将干部人事档案交干部本人自带或公开邮寄。
（三）转出的干部人事档案，要严格按照《干部档案整理工作细则》的要求整理装订成卷，材料必须齐全，不得扣留材料或将材料分批转出。
（四）转递干部人事档案必须按规定填写《干部人事档案材料转递单》，并详细登记转递情况。凡转出的干部人事档案，要按时间先后顺序编入历年的干部档案转出名册，以便查找。
（四）接收的干部人事档案，经核对无误后，方可归档入库；
对个人自带的档案，档案管理部门有权拒绝接收。
（五）对转出的干部人事档案，逾期一个月未见回执退回，要及时发函、发传真、电话催取，以防丢失。回执退回后，将其贴在转递通知单的存根上。
（六）对已出现的“无头档案”，要认真查找，确实查不到干部下落的，凡有保存价值的档案材料，移交干部原籍档案馆保存。
（七）干部因病去逝，按照干部管理权限，将干部生平归入干部档案；
五年后将死亡干部档案转入同级档案部门保管。
六、干部人事档案检查核对制度
（一）在干部人事档案的接收、转递、借用及日常工作中，必须检查核对档案，干部名册应与档案相符，干部档案目录应与干部档案材料相符。
（二）接收干部人事档案时，看是否属于本部门管理范围；
看单位、姓名、职务是否相符；
看档案内容是否与档案转递单开列的材料项目相符；
看有无不需归档的材料；
看档案材料是否完整齐全，整理装订是否符合要求。
（三）转递干部人事档案时，一要清点材料，整理装订；
二要注销档案名册，注明转出去向；
三要办理转递手续。
（四）接待查阅档案时，档案的取出和收回要清点材料，以防丢失。
（五）每半年检查一次借出档案退回情况，逾期未还者，要及时催回入库或补办续借手续。
（六）每半年按干部名册核对一次干部档案名单，管人与管档相一致，杜绝有人无档或有档无人的现象。
七、干部档案保管和安全保密制度
（一）专设干部人事档案库房，配置铁质档案柜。库房设施要达到防火、防盗、防蛀、防潮、防光、防高温等“六防”要求。
（二）要保持库房的清洁和库内适宜的温湿度要求，库房内不得存放除档案以外的物品，严禁在库房内吸烟，档案库房要随时关好门窗，下班后要注意切断电源。
（三）档案实行专人保管，非档案工作人员不得随意进入库房，不得代管库房钥匙；
严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情绪轻重，予以严肃处理。
（四）干部人事档案工作人员要严格遵守保密制度，不准向无关人员谈论档案内容，不准用电话提供干部的全面情况和涉及其他重要问题的材料，不准携带干部人事档案进入公共场所。
（五）干部人事档案工作中形成的销毁材料不得自行处理，须经档案管理部门分管领导批准后，统一登记，统一销毁。
（八）干部人事档案工作人员及其在本单位的直系亲属的干部人事档案，由所在单位组织指定有关部门专人保管。
八、干部人事档案审核通报制度
（一）干部人事档案管理部门须在新任职干部任命通知下发后1个月内，按照标准完成新任职干部的档案审核和转递工作。
（二）干部人事档案管理部门对报送的档案要逐页逐项核对材料，保证各类材料完整齐全、手续完备、整理规范、信息准确、无错装材料、无涂改材料。如档案材料有涂改的，应先对涂改情况和原因进行了解核实，并向干部人事档案管理部门做出书面说明放入档案十类中。
（三）拟报送的干部人事档案需做到材料分类准确、排列有序、目录清楚，技术加工和装订符合要求。干部人事档案管理部门在办理转递手续前，要将审核情况及档案中存在的问题在《干部人事档案报送单》说明，经分管领导签批同意后装入档案十类中，才可办理转递手续。
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