应收帐款系统数据分析

维普资讯 http://www.cqvip.com 百家争鸣　，市场经济条件下商业信用的应用范围日益广　泛，企业因赊销商品而产生大量的应收账款。如　何加强应收账款的回收管理，对于企业减少呆账、　坏账的发生，加速流动资金的周转，有着非常重　要的作用。应收账款核算是指企业因赊销商品或　提供劳务而发生的客户往来欠款的核算，其核算　范围包括对企业经营过程中各项应收账款进行日　常核算，及时反映货款的赊欠和回收情况，同时　还要对客户的偿债能力和账龄进行分析，提供催　款信息及坏账信息等。　一、业务流程及其特点　应收账款的核算主要通过应收账款科目进　行，应收账款科目应按应收账款的责任人和赊销　客户设置明细账。当发生赊销业务时，根据销售　凭证借记应收账款进行人账。待收到货款后，根　⑧信息加工的深度要求高。　据收款凭证贷记应收账款予以冲账。企业应定期　根据经营管理的需要，还　根据应收账款明细账和客户信息进行客户信用、　应收账龄和坏账等情况分析。应收账款手工系统’　应对各客户的应收账款进　步加工处理，反映客户　业务流程见图１。　一应收账款系统的主要　特点是：①数据的实时性　要求高。对于销售实现和　货款回收情况要及时进行　反映，以便为企业管理者　提供生产经营决策信息。　②冲账比较复杂。由于赊　销业务量比较大，更何况　销售货款每一笔的应收未　收和应收已收业务难以一　对应，这样就无法确认　销售回款冲账的对象，给　销售回款冲账带来很大的　麻烦，使应收账款系统冲　账的数据处理比较复杂。　一口　于　福　谷　再　秋　信用、应收账龄和可能产　生的坏账情况。　二、数据处理流程　分析　应收账款系统的数据主要来源于赊销和收款　业务记录的销售发票和收款凭证。根据这些销售　发票和收款凭证登记应收账款明细账，并定期进　行应收账龄、客户信用、客户欠款和应收坏账的　统计分析。根据销售核算系统的销售发票文件和　销售发票凭证进行审核，审核无误后编制记账凭　证转给总账系统，同时登记应收账款明细账。待　货款收回时，根据收款凭证输入、审核处理，存　储于收款凭证文件中，同时编制转账凭证转给总　账系统，并进行冲销应收账款明细账，定期输出　应收账款明细账。为了反映客户资料，进行客户　图ｌ　图２　中国会计电算化２００２・７　维普资讯 http://www.cqvip.com 家争　分析评价，需建立客户档案文件。根据客户档案　文件和应收账款明细账文件可以编制客户信用表、　应收账龄分析表和坏账估计表。应收账款系统数　据处理流程图，见图２。　从图２中可以看出，应收账款系统用来存储　和处理有关应收账款数据的文件有：应收账款明　细账文件、收款凭证文件、客户档案文件和账龄　区间文件等。其中应收账款明细账文件是本系统　的主文件，应收账款明细账文件的数据来源于销　售核算系统的销售发票文件和收款凭证文件。收　款凭证文件的数据是根据手工收款凭证通过输入　和审核处理来完成数据采集的。客户档案文件是　在系统初始化时和日常建立完成的，用以控制收　款凭证和销售发票的输入和审核过程中客户代码　的正确，并对照显示客户名称。客户档案文件同　时还用于应收账款明细账的输出和应收账款统计　分析。总账系统的记账凭证文件是用以存储应收　账款应收和已收总分类账业务的发生额，是通过　自动转账加以完成的。账龄区间文件用于可定义　的账龄区间，同时派生出账龄分析表文件，并进　行应收账款的账龄分析。　三、主要数据文件结构分析　下面对应收账款系统主要的客户档案、应收　账款明细账、收款凭证、账龄分析表、账龄区间　等数据文件进行数据结构分析。　１．客户档案文件是用来存储客户的基本信息　以及客户的信用情况的文件。该文件的记录要按　每一个独立的客户为对象设置。记录中各字段详　细记载每一客户具体情况，以便加强对客户的管　理。客户档案文件的具体结构分析如下：客户代　码Ｃ（５），客户名称Ｃ（５０），所属区域代码Ｃ　（６），客户助记码Ｃ（１０），客户类型代码Ｃ（２），　地址Ｃ（３０），电话Ｃ（２０），开户银行Ｃ（３０），银　行账号Ｃ（２０），税务登记号Ｃ（２０），联系人Ｃ　（１０），邮政编码Ｃ（６），营业地址Ｃ（５０），企业性　质Ｃ（１０），信用等级Ｃ（１），信用额度Ｎ（１２，２），　销售员代码Ｃ（４），备注Ｃ（６０）。在数据结构表　中，涉及所属区域代码、客户类型代码、客户代　码三组的代码设计，具体设计描述如下：　××　××　××　××　×××××　客户代码　类型代码　区域代码　第１—２位表示大区域，第３－４位表示省份，　第５－６位表示市／县，第７—８位表示客户类型，　第９—１３位表示客户序号。例如：东北（０１）吉林　省（０１）长春市（０１）药店（０３）利民医药商店　（００１６９）。　２．应收账款明细账文件是存储各客户销售往　来业务的应收未收和应收已收账款的数据文件。　该文件的记录应按每个客户的每笔业务设置，具　体字段包括应收账款明细账的基本内容和为了冲　账设置的有关内容。具体数据结构的分析如下：　日期Ｄ（８），结算方式代码Ｃ（２），客户代码Ｃ　（５），销售员代码Ｃ（４），产品代码Ｃ（１８），发　票号Ｃ（８），凭证号Ｃ（４），摘要Ｃ（２８），数量　Ｎ（１２，３），借方金额Ｎ（１２，２），贷方金额Ｎ　（１２，２），余额Ｎ（１２，２），冲账标志Ｌ（１）。在　数据结构表中，结算方式代码是反映回款的结算　方式；客户代码用以反映应收账款的明细；销售　员代码反映的是该客户的责任人；产品代码用以　说明应收或已收款项的产品情况；发票号是货款　回收时冲账的惟一标志，即是销售发票和收款凭　证的关键字。冲账标志反映的是该笔业务是否已　冲销，如．Ｆ．值说明未冲销，．Ｔ．值说明已冲销。　３．收款凭证文件是存储收款凭证全部信息的　数据文件。该文件的记录应按每张收款凭证开设，　用以提供生成应收账款明细账和回款冲账所需的　收款信息。具体数据结构的分析如下：日期Ｄ　（８），收款单号Ｃ（９），结算方式代码Ｃ（２），客　户代码Ｃ（５），销售员代码Ｃ（４），结算票号Ｃ　（８），发票号Ｃ（８），收回货款Ｎ（１２，２），代垫　运费Ｎ（１２，２），收款合计Ｎ（１２，２）。在数据　结构表中，收款单号设置９位由年月日（各２位）　和顺序号（３位）构成；发票号用以标明收回的　是哪一发票的货款；收款合计＝收回货款＋代垫运　费。　４．账龄分析表文件是存储每一客户在各个时　间段的应收账款情况的数据文件。该文件的记录　应按客户开设，总共设置６个时间段。具体数据　结构的分析如下：编号Ｃ（２），客户代码Ｃ（５），　总额Ｎ（１２，２），未到期Ｎ（１２，２），第１段金　额Ｎ（１２，２），第２段金额Ｎ（１２，２），第３段　金额Ｎ（１２，２），第４段金额Ｎ（１２，２），第５　段金额Ｎ（１２，２）。　５．账龄区间文件是存储所设置的账龄区间各　段的说明、上限、下限和坏账率等有关方面的数　据文件。应按不同的期间段设置记录。具体数据　结构的分析如下：期间段说明Ｃ（１２），期间段上　限Ｎ（４），期间段下限Ｎ（４），期间坏账率Ｎ　（６，４）。例如：期间段说明为：未到期，期间段　上限为：１，期间段下限为：３０，期间坏账率为：　１％，这就是一个账龄区间段的全部内容。　在上述主要数据文件中客户代码字段尤为重　要，是除账龄区间文件以外的所有数据文件的关　键字，据以可以完成应收账款系统的一系列数据　加工处理。除上述五个主要数据文件外，在系统　中还需要相关系统中的数据文件有：销售发票、　结算方式代码、销售员代码、所属区域代码、客　户类型代码、产品代码、转账科目、结账标志、　坏账估计表等文件。　（作者单位：长春大学管理学院）　国会计电算化２００２・７