技术文件管理制度 A-1

技术文件管理制度 A-1

1 目的

对公司技术文件的形成进行有效控制，确保有关场所得到和使用技术文件的有效版本。 2 适用范围

适用于本公司除工艺文件外所有设计文件、检测文件、企业技术标准、外来技术文件等技术文件的管理。 3 定义 3.1 设计文件

产品设计过程中所形成的各类标准BOM、设计图样、技术条件等用于记录产品设计信息的技术文件。 3.2 检测文件

检测过程中所形成的包括计量、理化、质检等技术文件。 3.3 企业技术标准

企业技术标准包括技术标准/条件、产品检验标准、原材料/外购件验收标准等。 3.4 外来技术文件

是指国际/国家/行业标准和法律法规，以及由公司外部或客户提供的相关外来技术文件。 4 职责

4.1 研究院：负责产品的设计开发相关技术文件的设计或编制，对编制的技术文件校对、审核、批准等管理工作。

4.2 产品技术部：负责与研究院生产对接相关技术文件的接收、登记、分发、保存、作废等管理工作；负责所有部门（除研究院、工艺技术部外）企业标准标准化审核。

4.3 工艺技术部：负责按部门制定的《工艺文件格式规定》、《文件发放、接收及归档管理规定》进行本部门工艺文件的编制、审批、分发、归档等管理工作。

4.4 过程质量管理部：负责部门各岗位检验文件的编制，对编制的检验文件审核、批准等管理工作。

4.5 各部门负责部门企业技术标准的编制、审核，部门主管副总审批。 4.6 各部门按本管理制度负责对部门所有技术文件进行管理。 5 工作内容

图5.1 技术文件管理流程图

5.1 技术文件的编号按《技术文件编号规则》的要求执行。

职责部门/人 相关部门 相关部门主管/标准化员 部门副总 相关部门 产品技术部 相关部门 相关部门 相关部门 部门主管 相关部门 部门副总 相关部门 相关部门 工作流程 相关文件或记录 外来文件登记表 技术文件存档明细表 受控文件目录 文件发放/回收登记表 文件更改（作废）通知单 再次发放/领用申请表 文件借阅登记表 文件发放/回收登记表 文件发放/回收登记表 作废文件销毁申请单 5.2 技术文件编制、审核、批准

5.2.1 设计文件由研究院负责编制、审核、批准。

5.2.2 检验文件由过程质量部主管技术员进行编制，过程质量部部长审核，质量副总批准。但应经涉及的相关部门对其内容适用性进行评审。

5.2.3 其它技术文件由职责部门主管技术员进行编制，部门部长审核，部门分管副总批准。但应经涉及的相关部门对其内容适用性进行评审。

5.2.4 企业技术标准由各负责编写部门根据《企业标准编制格式规定》的要求编制、编制部门部长审核，产品技术部负责标准化审核，编制部门主管副总批准。但应经涉及的相关部门对其内容适用性进行评审。 5.3 文件的登记、发放管理

5.3.1 技术文件编制完成并经过审批后，文件编制人员及时将技术文件整理归档；同时应填写《技术文件存档明细表》 ，纸质文档和电子文档应同时归档，并保证两种文档的一致性。存档文件应无破损、无污迹、无折叠印，并保证归档文件完整、齐全。对于公司外来技术文件，填写《外来文件记录表》进行归档，将其列入清单登记，并做好分类、编目管理。 5.3.2 由技术文件发文部门负责新发放技术文件的有效标识，以保证使用现场为有效版本。生产准备阶段用技术文件加盖“生产准备用”章；试生产阶段加盖“试生产用”章；正式生产阶段加盖“生产用”章。由于特殊原因等临时性用技术文件，加盖“临时性用”章为有效；受控文件加盖“受控”章。

5.3.3 技术文件发放前由发文部门确认发放范围和数量，发放时应在《文件发放/回收登记表》上做好记录，必须让领用责任人签名确认。

5.3.4 各领用部门在领用技术文件时必须签名确认，并负责对此技术文件在使用过程中的管理。

5.3.5 有供货商需要发放的技术文件，供货商需与公司签定保密协议方可申请领用，由供应商品质部主管技术员主办（须部门长批准），并负责对所发放的技术文件进行追踪管理。 5.4 技术文件的更改

5.4.1 设计文件的更改由研究院按制定的管理规定执行。

5.4.2 技术文件的更改，由原技术文件编制部门填写《文件更改（作废）通知单》，说明更改原因，由技术副总进行审批。

5.4.3 技术文件更改批准后，对本部门的相关联纸质文件、电子版文件实施更改。若需重新发放，应按原发放范围发放修改后的文件，同时收回旧文件并做好相应的发放登记。 5.4.4技术文件更改后涉及相关部门的其他技术文件内容或条款，涉及部门应在会签《文件更改(作废)通知单》后的2个工作周内对本部门的技术文件作相应的更改并按照本制度相关条款进行管理。

5.5 技术文件的更换、换版或作废

5.5.1 对破旧、脏污等其它原因技术资料需更换，由各使用部门填写《再次发放/领用申请表》

进行审批，审批通过后持旧文件到原文件发文部门办理，填写《文件发放/回收登记表》后方可更换，旧文件由发文部门统一收回。

5.5.2 技术文件作废或失效后需回收销毁，保留原件一份并加盖“作废”章并填写《作废文件销毁申请单》，经文件编制部门主管领导批准后销毁。原则上不保留作废文件，为法律或积累知识的目的所保留的任何已作废的文件，加盖“作废保留”印章予以区别并隔离存放，确保防止误用。

5.5.3 发文部门视实际需要公布在用受控技术文件有效版本目录《受控文件目录》。 5.6 技术文件的保存、借阅

5.6.1 各类技术文件在存放时，应注意防火、防湿、防水等，特别重要技术文件应复制双份并分开归档防止因意外导致技术文件遗失或损坏，各类技术文件的保存期限根据《记录控制程序》的要求执行。

5.6.2 对于属本部门的受控技术文件、部门性外来技术文件做好归档及保存管理，其它部门如需参阅、借阅技术文件，需按规定办理相关手续并填写《文件借阅登记表》。 5.7 外来技术文件的管理

5.7.1 由公司外部或客户提供的相关外来技术文件，应填写《外来文件登记表》进行保存管理。 5.7.2产品法律法规及其他要求文件根据《产品法律法规及其他要求管理办法》的要求进行管理。

5.7.3 当顾客提供的任何工程图样、样品、规范、标准、程序等发生变更时，职责部门在接到信息的5个工作日内，组织相关部门完成对更改内容的评审以及相关文件的更新、审批。 5.8 电子版文档的管理

5.8.1 电子版文档应定期备份存档，原则上不少于1次/月。共享、传阅类技术文件以OA的形式进行发布，并将其维护到技术文件共享平台。

5.8.2 如文件有更改，应同时对所有电子版文档做好更新，确保在使用场所所用的电子版文档为最新有效版本。

5.8.3 对涉及公司机密的电子版文档，如需发外，应得到技术副总的批准方可外发，必要时应经公司总经理批准。 6 相关文件 7 相关记录

表7.1 相关记录

介质 编号 名称 纸质 文件发放/回收登记表 文件更改（作废）通知单 √ √ 电子 纸质记录 长期 3年 相关部门 相关部门 保存期限 保存部门

再次发放/领用申请表 外来文件登记表 受控文件目录 文件借阅登记表 技术文件存档明细表 作废文件销毁申请单 √ √ √ √ √ √ 3年 长期 长期 长期 长期 长期 相关部门 相关部门 产品技术部 相关部门 相关部门 相关部门