公司邮箱管理规定

文件编号： 邮箱管理规定 · 版本：1.0 页码： 2 / 5 版 次 实施日期 总页数 1。0 2017-06—15 5页 修订履历表

文件编号： 邮箱管理规定 · 版本：1.0 页码： 3 / 5 制定 日期 2017。6.15 修订 日期 修订前版本 修订后版本 修订页次 / 修订条文 / 修订内容 修订人 备注 新制订

文件编号： 邮箱管理规定 · 版本：1.0 页码： 4 / 5 一、目的 为了规范公司发送邮件的格式统一、文件名命名标准化,进一步健全和完善内部管理体系，使公司的各项管理更加科学化，制度执行更加规范化,特制定本规定。 二、电子邮箱地址： 统一使用公司开通的企业邮箱，企业邮箱域名为:1. Xxxxx.公司英文缩写cn。net 2。Xxxxx.公司英文缩写cn-sz.com 3.Xxxxx.公司英文缩写—china。net(即为邮箱后缀），邮箱用户名为个人名的第一个字母组合或英文名+姓的全拼 三、电子邮箱管理及使用方法： 3。1、 邮箱管理:行政部人事专员工作人员负责开通和管理员工个人电子邮箱，并对新进员工或不会使用企业邮箱的员工进行初步培训.不传送与工作无关的邮件，如电子贺卡、色情图片、游戏等. 3。2、 开通：企业邮箱开通后，使用者可登录邮箱网络地址页面,输入个人用户名与个人密码登录邮箱，并在第一时间更改初始密码，以保邮件的安全性。 邮件客户端管理：公司统一使用FOXMAIL邮

文件编号： 邮箱管理规定 · 版本：1.0 页码： 5 / 5 件客户端对邮件进行管理,同时使用统一个人签名。个人签名使用如下：打开FOXMAIL→点击工具按钮→进入账号管理→点击签名→编辑姓名→编辑内容:（电话、传真、手机、邮箱、公司网址、地址、公司logo标志）→在新邮件、新邮件/转发中点击新签名→点击确定保存。

3。3、 邮件检查：公司全员上班之后第一件事为打开企业邮箱检查邮件，在外出差的同事对邮箱设置“邮件到达短信提醒功能\"，以便及时处理公务.

3.4、 邮件撰写

（3.4.1） 称呼。可以称呼对方姓名及身份，注意如果发给多人的话，有时还要注意一个顺序问题。 (3。4。2）确保无错别字,表述准确，尽量避免有歧义的词语. (3。4.3)表述有条理。需要谈多件事情时，用1、2、3、等标识。 （3。4。4）合理使用大写，加粗等功能,以突出重点。

(3.4。5)使用结束语。如: 有任何问题请随时联系我；或显示诚恳和感谢，如：此致敬礼。 3。5、 邮件发送 ● 收件人：

是你希望直接看到这封邮件或给出回应的联系人。 ● 抄送:

一般是事件相关联系人。 ● 密件抄送：

如果一封邮件抄送给5人,而密送给2人，那么密送的两个人就知道你还同时抄送了另5人, 但抄送的5人却不知道你密送了其他人。同时,密送的2个人之间也看不到对方的信息。

3。6、 邮件回复

（3.6.1） 所有邮件应在邮件发送后24小时内进行回复。

文件编号： 邮箱管理规定 · 版本：1.0 页码： 6 / 5 （3.6。2） 不要随便点击全部回复。

(3.6.3） 转发或答复邮件时,再次核对邮件主题，有必要时重新设计主题，使其更准确表达你的意思，避免看到这样的主题：转发：转发：转发：转发„„

（3。6.4） 指正别人错误时，尽量以电话或单独回信建议,应避免使用群组信件功能。 （3.6.5） 对于事件不熟悉或者事件尚处于待确认阶段,也应避免使用群组信件. 3。7、 附件

（3。7.1） 公司内部提交文件，一律使用企业邮箱，以附件形式提交,最大不要超过5M. (3。7.2） 发送邮件前务必检查是否已添加附件，以防漏发.

四、不按规定使用的处理办法：

4.1、 邮件提交未通过公司邮箱未按要求格式 4。2、 邮件未回复

处理方法：未按照以上两点发送文件,所发邮件内容以无效处理。

五、注意

5.1、 虽然电子邮件是基本，快速的沟通工具，但是请不要忽略最良好的沟通方式：面对面的交流。 5.2、 对于非常紧急重要的事情,可以先发送电子邮件提醒对方注意，但必要的电话及当面沟通可以有效的加速事件进展。

5.3、 对于文字表达不清的事情,请直接用电话或当面沟通，避免邮件重复来回耽误时间，降低效率.